Vous êtes-vous déjà demandé si vous en faites assez pour protéger votre entreprise ? Il est fort probable que la réponse soit « non ». Le thème de la protection des données est souvent négligé par les petites et grandes entreprises, notamment lorsqu’il s’agit d’archiver des documents. Cependant, si vous voulez vous assurer que votre entreprise restera prospère après un certain temps et ne sera pas affectée par d’éventuelles catastrophes, il est nécessaire de créer un système d’archivage approprié.
Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils sur la façon de créer un système d’archivage de documents efficace qui vous permettra non seulement de protéger votre entreprise, mais aussi d’économiser de l’argent et du temps consacré à la recherche d’informations nécessaires pour prendre des décisions importantes.
Identifier
La première étape consiste à identifier les documents que vous souhaitez archiver. Pour ce faire, vous devez savoir ce que votre organisation souhaite conserver et pendant combien de temps. Vous devez également savoir quels documents ne sont plus pertinents, ainsi que ceux qui ne le sont pas.
Une fois que vous avez identifié ces documents et ces enregistrements, numérisez-les dans un format électronique (tel que PDF) afin de pouvoir les partager avec d’autres personnes ou les stocker numériquement sur un serveur ou un service en nuage comme Dropbox.
Trier
Vous avez un grand nombre de documents qui doivent être archivés. La première étape consiste à identifier les documents que vous devez archiver. Rassemblez tous les papiers et documents que vous envisagez d’avoir dans vos archives, puis triez-les par type dans différentes catégories : documents personnels, professionnels et fiscaux. Une fois cette étape franchie, il est temps de procéder à un tri par date ! Vous voudrez séparer vos papiers par ordre chronologique ou par ordre alphabétique en fonction de leur ancienneté. Par exemple : « Lettres de 1951-1952 » ou « Tous les reçus de l’année dernière ». Lorsque vous classez vos documents commerciaux, assurez-vous d’avoir non seulement les reçus, mais aussi les bons de commande qui vont avec ces reçus, afin que tout le monde sache d’où vient tout !
Enfin, une fois cette tâche accomplie et tous vos papiers classés par type et par date de rédaction/création/réception/etc., jetez un dernier coup d’œil à chaque dossier avant de le refermer pour toujours, car il est temps de le localiser ! Ces documents ont-ils été créés au travail ? Si c’est le cas, placez-les à cet endroit afin que tous ceux qui y travaillent sachent où tout doit aller si jamais quelque chose se perdait lors d’un tremblement de terre (et soyons honnêtes, nous vivons en Californie). Mais ces objets ont-ils leur place ailleurs ? Si c’est le cas, mettez-les à cet endroit, par exemple dans le bureau à la maison plutôt que dans le tiroir de la commode de la chambre à coucher. Ce n’est pas parce que plus de gens ont accès à ces armoires qu’à la leur que nous devons remplir nos placards de courrier indésirable contenant des coupons de réduction pour de la nourriture pour chats envoyés trois fois par semaine, en plus de cinq années d’abonnements à des journaux qui ne signifient rien du tout, sauf peut-être la preuve que quelqu’un s’intéresse à nous suffisamment de fois par mois, sans faute, année après année, jusqu’à ce que le moment soit venu.
Analyser
L’analyse est le processus qui consiste à extraire du sens des données en les examinant et en les interprétant. Si vous avez réussi à archiver vos documents, vous disposez d’une collection de fichiers. L’étape suivante consiste à effectuer une analyse de ces fichiers afin d’en extraire des informations pertinentes.
Quel est l’objectif de votre analyse ? De quelles données avez-vous besoin pour l’effectuer ? Comment pouvez-vous analyser ces données de manière efficace ?
Stocker
Le stockage est le moyen le plus courant d’archiver des documents. Il existe différents types de systèmes de stockage :
- le stockage électronique
- Le stockage physique
- Le stockage hybride
Moniteur
La surveillance est un élément essentiel de l’archivage, car elle permet de s’assurer que le support de stockage est en bon état, qu’il n’est pas endommagé et qu’il n’est pas utilisé de manière inappropriée. Sans une surveillance appropriée, vous pouvez vous retrouver avec un disque dur endommagé ou utilisé à d’autres fins par un utilisateur qui ne devrait pas y avoir accès.
Détruire
Dans de nombreux cas, la destruction de documents est importante. Si vous êtes un employeur et que l’on vous demande de prouver que votre entreprise respecte les réglementations qui s’appliquent à ses activités, il est probable que l’une des façons de le faire sera de montrer que tous les documents pertinents ont été détruits. Il en va de même si vous devez prouver que votre entreprise a fermé ses portes ou a changé de propriétaire. Dans ce cas, il est important, non seulement pour les clients mais aussi pour des raisons juridiques, que toutes les données les concernant aient été complètement supprimées de tous les systèmes informatiques ou dispositifs de stockage où elles ont pu être conservées.
Il existe plusieurs façons de détruire des documents :
- Le déchiquetage – Il s’agit de découper le papier en petits morceaux afin qu’il ne soit pas lisible ; cela se fait généralement à l’aide d’une déchiqueteuse que l’on trouve dans les bureaux du monde entier ! Il convient toutefois de noter que certains documents, comme les relevés bancaires, ne peuvent pas être déchiquetés ; ils doivent être brûlés à la place * Brûlage – Les documents peuvent également être brûlés au lieu d’être déchiquetés s’ils contiennent des informations personnelles telles que des noms et des adresses, etc.* Démagnétisation/démagnétisation – Si vous êtes préoccupé par la sécurité des informations sensibles sur les disques durs, il existe d’autres options ; une méthode populaire consiste à démagnétiser les disques durs à l’aide de machines de démagnétisation, de sorte qu’aucune donnée ne puisse rester lisible une fois qu’elle a été retirée.